西安电子科技大学后勤保障部经费报销审核实施细则（试行）

后字〔2022〕26号

第一章 总 则

第一条为进一步规范后勤经费报销审核工作，依据《西安电子科技大学财务报销管理办法（修订）》（西电财〔2019〕31号）《西安电子科技大学财务授权审批制度》（西电财〔2019〕19号）等学校制度，结合后勤工作实际，制定本细则。

第二条适用本细则监管的经费主要包括：校内年度预算资金、改善基本办学条件专项资金、政府给予的各项补贴资金、后勤保障单位净收入、校内单位自筹资金和沉淀资金等。

第三条严格执行学校计财处资金支出“财务一支笔”审批制度及有关双签、审签制度要求。

第二章 职责分工

第四条后勤保障部各科室、中心为报销业务的发起者。主要职责是：根据后勤保障部有关领导批示或者安排，实施相关专项工作任务，按照学校计财处报销制度的相关要求，提供真实有效、完整规范、准确无误的报销资料，完成中心、科室内部书面审核确认。各中心、科室负责人为本单位报销事项的第一责任人，对报销事项、报销资料的真实性、有效性负责。

第五条后勤保障部负责经费监管的科室，负责经费报销的审核与经办工作。主要职责是：收集各科室、中心报销资料，对报销事项进行登记，审核报销资料的完整性、报销内容的合规性、资金支付信息的准确性。负责制备报销审批单、提请复审。报销业务完成后，定期对资金使用情况进行数据分析和绩效评价等。

第六条后勤保障部分管领导是分管科室、中心报销业务的一级审核人。主要职责是：审查所分管业务范围内的报销事项预算依据、立项审批、采购流程等关键环节，审核经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性。监督指导科室、中心按规范要求完善支出审批资料，对报销事项提出审核意见。

第七条后勤保障部部长作为行政经费负责人，是报销审核的二级审核人。主要职责是：对报销事项合规、审批程序完备的报销事项审批签字。

第三章 报销、审核流程

第八条科室、中心具体业务经办人应当提供记载事项真实、内容完备、合法合规的完整的报销发票及相关附件材料。附件材料主要包括付款申请、缴费通知、业务合同、发票查验结果等用以证实报销事项真实、合规的书面文件资料。

第九条 科室、中心将报销资料送达后勤保障部经费监管科室进行复核。复核未通过的退回报销发起科室、中心，由科室、中心按要求予以完善；复核通过的，安排人员制备报销审批单。

第十条 经费监管科室将报销资料提请分管部领导审核，审核通过后在审批单签署姓名、日期。

第十一条 经费监管科室将分管部领导审核通过的报销资料以及审批单报经费负责人审批。需主管校领导审批的提请主管校领导审批，然后提请学校财务报销。经费监管科室须将报销结果及时反馈相应的科室、中心。

第十二条 常规报销审批单的经办人为各科室、中心具体业务经办人，经办人属于非在编人员，由科室、中心其他在编人员在经办人处签字。大额资金报销审批单的经办人为经费监管科室在编人员。大额资金是指50万元以上的工程、货物采购款项。水电气暖等能源费按常规报销审批执行，由科室、中心具体经办人签字。

第四章 报销资料要求

第十三条 工程项目进度款报销资料要求：

（一）工程项目合同。未在负责经费监管的科室备案、未加盖学校合同专用章的合同，不得进入款项支付和报销环节。

（二）发票。单张或连号发票金额在1万元（含）以上的，应提供经税务部门网上发票查验平台出具的发票真伪查验单，并加盖施工单位公章。

（三）进度款审核单。进度款审核单须经监理、工程管理科室负责人审核签字确认。每期进度款支付额度不得超过合同约定。申请支付验收合格时间节点进度款，需提供验收报告原件。验收报告必须符合学校国资部门有关国有资产验收规定。

（四）收款单位营业执照。提供收款单位营业执照复印件，并加盖单位公章。

（五）付款申请。收款单位申请付款应提供付款申请书，加盖单位公章。付款申请书须后勤保障部工程项目管理员、科室负责人、分管部领导分别签注审核意见，并签署姓名和日期。

第十四条 工程项目尾款报销资料要求：

（一）本细则第十三条（一）（二）（四）（五）项资料。

（二）审计/审核报告。

（三）能源费结算完成的证明材料。

（四）质保金缴纳凭据。（根据合同约定，从工程款直接扣除的无需提供）

（五）项目国资建账单。30万元以上工程项目需提供。

（六）建筑施工垃圾依法依规清运完毕的清运协议、缴费票据、车辆出入信息等证明资料。

第十五条 采购货物、设备类（1万元以上）报销资料要求：

（一）采购合同。（同第十三条（一）合同要求）

（二）发票。（同第十三条（二）发票要求）

（三）验收报告。须符合国资部门国有资产验收规定。

（四）质保金缴纳凭据。（根据合同约定，从货款直接扣除的无需提供）

（五）固定资产建账单。按照学校国资管理规定，需要入国资的设备、家具、低值品，需提供固定资产建账单。

（六）收款单位营业执照。单次报销金额超过20万元的，需提供收款单位营业执照复印件，并加盖单位公章。

（七）付款申请。收款单位申请付款应提供付款申请书，加盖单位公章。付款申请应包括申请付款事项概述、资金具体用途，有关设施设备投向的区域、楼宇，表明已实施完毕达到付款条件等内容。付款申请书须后勤保障部项目管理员、科室负责人、分管部领导分别签注审核意见，并签署姓名和日期。

第十六条 零星维修、耗材、服务（1万元以下）等报销资料要求：

（一）发票。如特殊原因垫资支付，需提供付款证明性材料（网站购买截图、支付记录、情况说明）等。

（二）固定资产建账单。按照学校国资管理规定，需要入国资的设备、家具、低值品，需提供固定资产建账单。

（三）付款申请。付款申请内容包括：事由、采购内容、规格、单价、总价、具体用途、存放地点等。付款申请书须后勤保障部项目管理员、科室负责人、分管部领导分别签注审核意见，并签署姓名和日期。

（四）清单或者验收记录。零星维修需提供维修材料明细和费用清单，耗材和服务提供内部验收记录。

第十七条 外包服务（物业费、维保费、能源信息系统维护费等）报销资料要求：

（一）服务合同。（同第十三条（一）合同要求）

（二）发票。（同第十三条发票（二）要求）

（三）收款单位营业执照。（同第十三条（六）营业执照要求）

（四）外包服务单位阶段性工作开展情况报告材料。

（五）外包服务考核/验收结果单。由后勤保障部外包服务监管科室依照服务合同条款，对服务单位一定期限内的服务项目实施全面考核或者验收，考核/验收结果经服务单位签字确认后作为服务费用结算依据。

第十八条 其他事项报销要求：

（一）人员费、通讯费支出执行人事处、计财处有关资料要求。

（二）借款类支出执行计财处有关借款资料要求，同时提供借款事由说明、规费类缴费通知单等支撑材料。

（三）设计、监理、造价、审核结算等服务费，需提供合同、发票、付款申请、结算单、服务成果验收证明等，按规定的费率标准支付。

（四）车辆相关费用，需提供合同、付款申请、发票、服务考核/验收结果单，必要时提供委托服务说明或者报告，洗车/加油记录、修车维修结算单、车辆审验合格证明复印件、车辆保单复印件等。

（五）防疫物资/防疫相关费用，需提供合同、付款申请、发票、服务考核/验收结果单、出入库记录等。

（六）暂付款，采购类预付款借款时应当提供合同复印件，严格按照合同条款办理。个人暂付款应符合计财处借款规定范围并提供相应附件材料。暂付款必须一事一借、一事一清，严禁挪用暂付款，借款经办人必须是在编人员。暂付款核销期限按照取得票据、服务成果、货物验收合格后30日内报销。超过规定时限3个月仍未核销暂付款的，暂停其绩效发放，直至结清暂付款为止。

（七）特殊支出事项、遗留事项，由后勤保障部负责经费监管的科室与计财处沟通一致，提供完备的要求资料。

第五章 报销票据审核要求

第十九条 发票付款方或者购买方（发票抬头）名称应当为“西安电子科技大学”，同时正确填写纳税人识别号，发票各要素如日期、内容、数量、单价、金额等齐全，大小写金额清晰并完全一致。增值税普通发票（发票联）、增值税专用发票（发票联、抵扣联），加盖发票专用章。发票字迹、发票专用章盖章不清楚或盖错的，须重新开具发票。

第二十条 单张或连号金额1万元（含）以上的发票要验真伪，出具查验单。

第二十一条 增值税发票的版面最多可以添加八行，超过八行时，就需要另附增值税发票清单。销售清单须注明经济业务事项、规格、数量、单价和总金额，并加盖发票专用章。车辆维修清单应当由司机及车辆使用单位负责人审核签字确认。 

第二十二条 付款申请。抬头：西安电子科技大学。内容包括：收款方需明确经济业务内容、规格、数量、单价和金额。注明收款方单位名称、开户行、银行账号。落款：收款方单位名称并加盖公章。如付款单位发生单位名称变更，须提供工商注册准予变更通知书。

第二十三条 合同。审核合同关键条款：主要包括单位名称、价款、物品种类、数量、履约地点、交货或者服务期限、付款时间、付款条件、履约保证金、质保金缴纳与退还。重点审查发票提供时间和发票种类是否与合同约定一致、付款方式及付款是否超付、合同签订单位和合同章是否一致、合同签订日期是否晚于合同服务期限等内容。一次性支付用合同原件，持续性支付前面可以用合同复印件，最后一次支付需提供合同原件。

第二十四条 验收单。即买即用的存货，可不纳入存货管理。验收单原则上需3人签字，其中1人为在编员工，采购经办人员不能作为验收人。纳入库存管理系统的入库单经办人和保管人必须手签，并且保管人必须是在编员工。

第二十五条 领用单。金额小于1万元并且购买规格/种类小于等于8项的即买即用的存货，领用人直接在发票粘贴A4纸下方空白处签字确认。除此之外全部需提供领用清单，清单注明物品名称、数量、领用人。已入库存管理系统的商品领用按照库存管理系统制式表单打印签字。

第二十六条 能源费。能源费取得票据后次月及时报销，并与往年同期数据对比，分析数据合理性，按月报送能源费台账，能源费台账作为下一年度预算基数的重要依据。能源费预算原则上年度内不允许调整，保障学校事业发展确需调整的刚性增长，相关材料须在当年8月底前报负责经费监管科室，同时暂停已取得票据的能源费报销，待预算批复后恢复报销工作。

第二十七条 资产入账。固定资产在国资系统办理入账手续后一个月内到财务报账，过期需重新办理国资入账手续。国资报销单上必须由资产领用人签字确认。粉刷、防水维修不入固定资产，标识、减速带、隔离带不入固定资产。

第六章 其 他

第二十八条 经费报销原则上执行学校财务系统网约报销流程。暂无法通过网约报销的事项，如退质保金等可通过填写线下经费支出审批单方式进行。

第二十九条 本细则第十三、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条要求的报销资料中合同、发票、付款申请等文件未特别标明为复印件的，一律要求为提供原件。

第三十条 经费报销审批各环节相关人员须严格履行职责，确保报销流程严谨规范。未尽职责情形包含但不限于以下几种：

（一）虚构报销事项，提供虚假报销资料的。

（二）报销审核把关不严，存在明显的审核过失。

（三）提交资料推诿扯皮、效率低下的，无正当理由拖延提交的。

出现以上问题，造成报销审核周期较长，影响资金执行进度的，保障部内部给予通报批评、责令整改；造成学校资金损失，或因资金支付问题产生纠纷矛盾的，经后勤保障部研究后，按照人员管理权限实施追责。

第三十一条 本细则自发布之日起试行，由后勤保障部负责解释。

2022年6月6日